Artikel 1 — Aanbieder en toepassingsgebied
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst tussen Innovum bv, met maatschappelijke zetel te Potaardestraat 45, 9250 Waasmunster, ondernemingsnummer 0745.802.514, btw BE0745.802.514, e-mail info@ai-beleid.be, die voor deze dienst optreedt onder de naam AI-beleid.be of AI-policy.app (hierna “AI-beleid.be”), en de klant.
1.2. De dienst wordt uitsluitend aangeboden aan ondernemingen en organisaties die handelen in het kader van hun beroeps- of bedrijfsactiviteit. De dienst richt zich niet tot consumenten. De klant bevestigt bij bestelling dat hij als onderneming handelt.
1.3. Door het plaatsen van een bestelling aanvaardt de klant deze voorwaarden en de disclaimer uitdrukkelijk. Afwijkende voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij schriftelijk aanvaard.
Artikel 2 — Voorwerp van de dienst
2.1. AI-beleid.be stelt een online toepassing ter beschikking waarmee de klant, op basis van zijn antwoorden op een gestructureerde vragenlijst, het AI-beleid van zijn organisatie opbouwt, beheert, actualiseert, publiceert en downloadt gedurende de contractperiode.
2.2. Het voorwerp van de overeenkomst is die doorlopende beleidsdienst. Het beleidsdocument is het resultaat van de dienst, niet een afzonderlijk verkocht product.
2.3. Het document wordt deterministisch samengesteld uit vooraf nagekeken tekstbouwstenen. Er wordt geen tekst live door een taalmodel gegenereerd.
2.4. Het resultaat ondersteunt het intern beleid van de klant. Het is geen juridisch advies, geen audit, geen certificering en geen conformiteitsverklaring.
2.5. Levering gebeurt digitaal: raadpleging in de toepassing en download in Word-formaat.
Artikel 3 — Totstandkoming van de overeenkomst
3.1. De initiële overeenkomst komt tot stand op het ogenblik dat de klant de bestelling bevestigt, de vereiste aanvaardingen geeft en de eenmalige betaling succesvol wordt afgerond via de betaaldienstverlener. Zonder geslaagde betaling ontstaat er geen initiële overeenkomst.
3.2. De prijs, de contractvorm en de toelaatbaarheid van het aanbod worden door de server bepaald op het ogenblik van bestelling. Weergaven in de interface zijn indicatief.
3.3. De klant geeft bij bestelling aan of het beleid wordt opgesteld voor zijn eigen organisatie, dan wel voor een andere organisatie waarvoor hij als consultant of adviseur optreedt (artikel 9).
Artikel 4 — Contractvormen en prijzen
4.1. AI-beleid.be biedt één betaalde beleidsdienst aan in twee contractvormen: een jaarcontract van 12 maanden aan 599 EUR excl. btw, en een driejaarscontract van 36 maanden aan 1.590 EUR excl. btw, vooraf te betalen.
4.2. Beide contractvormen geven exact dezelfde functionaliteit. Het verschil betreft uitsluitend de contractduur, de prijs en het commitment. Het driejaarscontract is geen hoger of rijker product, maar een contractvorm met prijszekerheid gedurende die 36 maanden.
4.3. Eén betaald recht slaat op één beleidsdossier. Meerdere beleidsdossiers vereisen meerdere betaalde rechten.
4.4. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Btw wordt aangerekend volgens de toepasselijke regels.
4.5. Naast de betaalde dienst bestaat een kosteloze oriëntatie (vragenlijst en voorbeeldweergave) zonder officiële publicatie en zonder Word-download.
Artikel 5 — Betaling en facturatie
5.1. Betaling verloopt via de externe betaaldienstverlener Mollie. AI-beleid.be bewaart geen kaart- of rekeninggegevens.
5.2. De initiële aankoop en elke verlenging verlopen als een actieve eenmalige betaling. Er wordt voor deze dienst geen automatisch terugkerende incasso, domiciliëring of betaalmandaat aangemaakt.
5.3. Facturatiegegevens zijn bij deze zakelijke dienst noodzakelijk en worden bij bestelling opgevraagd. De klant staat in voor de juistheid ervan.
5.4. De wettelijke B2B-factuur wordt nadien bezorgd via Peppol, waar beschikbaar, of via e-mail.
5.5. Facturatiegegevens worden bewaard conform de toepasselijke wettelijke bewaartermijn (zie Privacyverklaring, artikel 6).
Artikel 6 — Duur, verlenging en niet-verlenging
6.1. De contractperiode start bij de geslaagde betaling en loopt 12 of 36 maanden, naargelang de gekozen contractvorm. De vervaldag van de lopende contractperiode wordt hierna D0 genoemd.
6.2. Uiterlijk 30 dagen vóór D0 bezorgt AI-beleid.be een verlengingsbericht met de prijs voor de volgende periode en de uiterste datum om niet te verlengen. Die meegedeelde prijs ligt vast voor die specifieke verlenging; een latere catalogusprijswijziging vóór D0 wijzigt ze niet.
6.3. De klant kan tot en met de veertiende dag vóór D0 een niet-verlenging plannen voor de volgende periode. Een geplande niet-verlenging raakt de lopende rechten niet: die blijven volledig behouden tot D0.
6.4. Een geplande niet-verlenging kan tot D0 actief worden ingetrokken. De eerder meegedeelde verlengingsprijs blijft dan ongewijzigd gelden.
6.5. Staat er op D0 geen actieve niet-verlenging, dan ontstaat van rechtswege een nieuwe contractperiode van 12 maanden, tenzij de klant een alternatief aanbod heeft gekozen overeenkomstig artikel 6.6.
6.6. Zowel bij de verlenging van een jaarcontract als na afloop van een initieel driejaarscontract kan een driejaarsformule of een ander op dat ogenblik geldend loyaliteitsaanbod worden voorgesteld. Zulk aanbod vervangt de standaardverlenging van 12 maanden uitsluitend wanneer de klant er actief voor kiest én de bijhorende voorafbetaling vóór D0 slaagt. Bij gebreke daarvan geldt de standaardverlenging van 12 maanden.
6.7. Het niet betalen van een verlenging is geen opzegging en geen niet-verlenging. Alleen een tijdige, uitdrukkelijke niet-verlenging beëindigt de overeenkomst op D0.
6.8. Een geslaagde betaling van de standaardverlenging geldt als bevestiging en aanvaarding van die verlenging. Voor die contractperiode is de gewone niet-verlengingsflow daarna niet meer beschikbaar.
Artikel 6bis — Betaalmoment, achterstal en read-only
6bis.1. De betaling van een verlenging is bedoeld vóór of op D0. De periode van D0 tot en met de veertiende dag na D0 is uitsluitend een technische overgangsperiode waarin de operationele rechten behouden blijven; zij is geen bijkomende betalingstermijn en geen uitstel van betaling.
6bis.2. Blijft de betaling uit na die veertien dagen, dan gaat het beleidsdossier naar read-only. In die toestand blijven reeds gepubliceerde beleidsversies raadpleegbaar en downloadbaar, maar kunnen antwoorden niet meer worden gewijzigd, kunnen geen nieuwe versies worden gepubliceerd en worden updates niet meer toegepast.
6bis.3. Een laattijdige betaling herstelt de operationele rechten binnen de reeds lopende contractperiode; zij verschuift de contract- of serviceperiode niet en verlengt ze niet.
6bis.4. Herstel na een afgelopen of niet-betaalde periode gebeurt vandaag na contactname; er is nog geen selfservice-herstelprocedure in de toepassing.
Artikel 7 — Prijszekerheid en verlengingsprijs
7.1. AI-beleid.be kan haar catalogusprijzen wijzigen. Zulke wijziging geldt voor nieuwe overeenkomsten en voor volgende contractperiodes.
7.2. Een prijswijziging raakt een reeds betaalde, lopende contractperiode niet. Het driejaarscontract heeft prijszekerheid gedurende de volledige 36 maanden.
7.3. Er wordt niet beloofd dat een verlenging aan dezelfde prijs gebeurt. Uitgangspunt is verlenging aan het dan geldende tarief, zoals meegedeeld en vastgeklikt in het verlengingsbericht (artikel 6.2).
7.4. Indexatie of eenzijdige prijswijziging tijdens een lopende contractperiode is niet voorzien.
7.5. Na een geslaagde betaling van een contractperiode is er geen standaard terugbetaling, ook niet pro rata, wanneer de klant nadien alsnog beslist de dienst niet of niet verder te gebruiken. De klant behoudt zijn rechten tot het einde van die periode.
7.6. Artikel 7.5 doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke bepalingen, noch aan een individuele commerciële tegemoetkoming die AI-beleid.be in een concreet geval vrijwillig toekent. Zulke tegemoetkoming schept geen precedent.
Artikel 8 — Verplichtingen en verantwoordelijkheid van de klant
8.1. De klant staat in voor de juistheid en volledigheid van zijn antwoorden en gegevens.
8.2. Het samengestelde document is een basis die de klant zelf moet beoordelen, aanvullen en formeel goedkeuren binnen zijn organisatie.
8.3. De klant is verantwoordelijk voor het gebruik van zijn account en voor de vertrouwelijkheid van zijn toegangsgegevens.
Artikel 9 — Intellectuele eigendom, gebruikslicentie en gebruik door een consultant
9.1. Alle rechten op de toepassing, de vragenlijst, de tekstbouwstenen, de samenstellingslogica en de vormgeving blijven bij AI-beleid.be.
9.2. De klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het samengestelde document te gebruiken binnen de organisatie waarvoor het beleid is opgesteld, met inbegrip van interne verspreiding en aanpassing.
9.3. De toepassing laat toe dat een consultant of adviseur een beleidsdossier opstelt voor één andere organisatie, die bij de bestelling wordt aangeduid. De consultant mag het resulterende document aan die aangeduide organisatie leveren voor haar interne gebruik.
9.4. Dat gebruik geeft geen reseller-, partner-, distributie- of sublicentierecht, geen recht op herverpakking als eigen product, en geen recht om de tekstbouwstenen als zodanig aan derden ter beschikking te stellen. Elk ruimer gebruik vereist een voorafgaand schriftelijk akkoord.
9.5. Eén betaald recht blijft beperkt tot één beleidsdossier voor één aangeduide organisatie.
Artikel 10 — Opschorting en beëindiging wegens misbruik of inbreuk
10.1. AI-beleid.be kan de toegang tot de toepassing opschorten of beëindigen wanneer er redelijke aanwijzingen zijn van ernstig misbruik of van een ernstige inbreuk op deze voorwaarden, waaronder inbreuk op artikel 9, misbruik dat de werking of de veiligheid van de dienst in het gedrang brengt, of onrechtmatig gebruik.
10.2. AI-beleid.be streeft ernaar de klant hierover te informeren en, waar de omstandigheden dat redelijkerwijs toelaten, eerst de gelegenheid te geven de situatie recht te zetten. Bij ernstige of dringende gevallen kan onmiddellijk worden opgeschort.
10.3. Na opschorting of beëindiging kan AI-beleid.be geen technische beschikbaarheid garanderen van het account, van de toepassing of van downloadmogelijkheden.
10.4. De klant behoudt het gebruiksrecht overeenkomstig artikel 9 op documenten die hij vóór de opschorting of beëindiging rechtmatig heeft gedownload.
10.5. Opschorting of beëindiging op grond van dit artikel geeft geen recht op terugbetaling, onverminderd dwingende wettelijke bepalingen.
Artikel 11 — Beschikbaarheid van de dienst
11.1. AI-beleid.be levert redelijke inspanningen om de toepassing beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
11.2. Onderhoud, updates van de inhoudelijke bouwstenen en wijzigingen aan de toepassing zijn toegelaten. Bijgewerkte bouwstenen worden ter beschikking gesteld tijdens een actieve contractperiode; dit houdt geen individuele juridische opvolging van het dossier van de klant in.
Artikel 12 — Aansprakelijkheid
12.1. De dienst is een hulpmiddel. AI-beleid.be geeft geen juridisch advies en garandeert niet dat het document volstaat om aan enige wettelijke verplichting te voldoen in de concrete situatie van de klant.
12.2. AI-beleid.be is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, verlies van winst, verlies van gegevens of reputatieschade.
12.3. De totale aansprakelijkheid van AI-beleid.be is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór het schadegeval effectief voor de dienst heeft betaald.
12.4. Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzet of zware fout, noch in andere gevallen waarin de wet beperking uitsluit.
Artikel 13 — Herroepingsrecht
13.1. De dienst wordt uitsluitend B2B aangeboden. Het wettelijk herroepingsrecht voor consumenten is in beginsel niet van toepassing.
Artikel 14 — Verwerking van persoonsgegevens
14.1. De verwerking van persoonsgegevens wordt beschreven in de Privacyverklaring.
14.2. Stelt de klant het beleidsdossier op ten behoeve van een andere organisatie (gebruik als consultant of adviseur, artikel 9.3), dan hangt de rolverdeling inzake gegevensbescherming af van de feitelijke verhouding tussen de betrokken partijen. De precieze rolverdeling en de eventuele noodzaak van een verwerkersovereenkomst worden waar nodig afzonderlijk geregeld.
Artikel 15 — Wijziging van de voorwaarden
15.1. AI-beleid.be kan deze voorwaarden wijzigen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat, onder meer wegens wijzigingen in wet- of regelgeving, rechtspraak, beveiliging, technische werking of de verdere ontwikkeling van de dienst.
15.2. Bestaande klanten worden vooraf over een wijziging geïnformeerd via e-mail of een andere duurzame drager. De mededeling bevat een link naar de nieuwe voorwaarden, de datum waarop ze ingaan en, wanneer relevant, een overzicht van de belangrijkste wijzigingen.
15.3. Wijzigingen die geen wezenlijke nadelige invloed hebben op de rechten of verplichtingen van de klant, evenals wijzigingen die noodzakelijk zijn om aan wettelijke of regelgevende verplichtingen te voldoen, kunnen vanaf de meegedeelde ingangsdatum van toepassing worden op lopende overeenkomsten.
15.4. Materiële wijzigingen die de contractuele positie van de klant wezenlijk nadelig beïnvloeden, gelden voor een bestaande klant vanaf de volgende contractperiode, tenzij de klant de nieuwe voorwaarden eerder uitdrukkelijk aanvaardt.
Artikel 16 — Registratie en bewijs van toepasselijke voorwaarden
16.1. Bij de bestelling wordt geregistreerd welke versie van deze voorwaarden en de disclaimer de klant heeft aanvaard, samen met het tijdstip van aanvaarding.
16.2. Bij latere wijzigingen wordt geregistreerd welke versie aan de klant werd meegedeeld, wanneer deze mededeling plaatsvond en vanaf welke datum de versie van toepassing is. Wanneer uitdrukkelijke aanvaarding vereist is, wordt ook het tijdstip van die aanvaarding geregistreerd.
16.3. Deze registraties kunnen dienen als bewijs van de voorwaarden die op een bepaald tijdstip op de overeenkomst van toepassing waren.
Artikel 17 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
17.1. Het recht van België is van toepassing.
17.2. Voor geschillen over deze overeenkomst zijn, voor zover wettelijk toegestaan, de bevoegde rechtbanken van de afdeling Dendermonde bevoegd.